Tietosuojaseloste

Vihdin Quickstep ry
Laatimispäivämäärä: 01.08.2025

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Mari Hiukka
Y-tunnus: 0973505-4
Osoite: Jahtimiehentie 5-7 C5, 03100 Nummela
Sähköposti: rahastonhoitaja.quickstep@gmail.com
Puhelinnumero: 040 0892052

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Pasi Suomi
Sähköposti: pasi.suomi@luke.fi
Puhelin: 040 7451 317

3. Rekisterin nimi

Vihdin Quickstep ry:n jäsen- ja toimintarekisteri (MyClub-järjestelmä)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyden ja toiminnan hallinnoimiseksi, mukaan lukien:

• jäsenrekisterin ylläpito
• tapahtumiin ja harjoituksiin ilmoittautuminen
• maksujen seuranta ja laskutus
• tiedottaminen jäsenille ja huoltajille
• tilastointi ja toiminnan kehittäminen

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi, syntymäaika
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
• huoltajan tiedot (alaikäisiltä)
• jäsenyyteen ja osallistumiseen liittyvät tiedot (kurssit, tapahtumat)
• maksutiedot ja laskutustiedot
• mahdolliset terveystiedot (esim. ilmoitetut sairaudet tai allergiat) vain käyttäjän suostumuksella

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajaltaan jäseneksi liittymisen tai tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä MyClub-järjestelmän kautta.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei laki tai viranomaismääräys toisin edellytä.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista yhdistyksen toiminnan ja lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi kirjanpitolain edellyttämät määräajat.

9. Rekisterin suojaus

Rekisteriä säilytetään sähköisessä muodossa suojatussa MyClub-järjestelmässä.
Pääsy tietoihin on rajattu niille yhdistyksen hallituksen tai valmennuksen jäsenille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.
Kaikki käyttäjät on ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa omat tietonsa
• pyytää virheellisen tiedon oikaisua
• pyytää tietojensa poistamista, ellei lainsäädäntö estä sitä
• peruuttaa antamansa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos hän kokee, että tietoja on käsitelty lainvastaisesti

Tietopyynnöt tulee osoittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle kirjallisesti.